BENDROJO SKYRIAUS ADMINISTRATORIAUS REFERENTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I SKYRIUS
PAREIGYBĖ
1. Bendrojo skyriaus administratorius referentas (toliau – darbuotojas) yra priskiriamas specialistų pareigybės grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.
II SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą;
3.2. turėti 1 metų darbo patirtį asmenų aptarnavimo arba dokumentų valdymo srityje;
3.3. išmanyti Dokumentų rengimo bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
3.4. mokėti dirbti „Microsoft Office“ programiniu paketu ir naudotis kitomis informacinėmis bei elektroninių ryšių technologijomis;
3.5. išmanyti Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos struktūrą ir kompetenciją, išmanyti dokumentų judėjimo Savivaldybės administracijos padaliniuose tvarką;
3.6. išmanyti tarnybinio bei reprezentacinio etiketo, svečių priėmimo reikalavimus;
3.7. sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, taisyklingai vartoti valstybinę kalbą;
3.8. mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, gebėti savarankiškai organizuoti ir planuoti savo darbą;
3.9. mokėti anglų kalbą pažengusio vartotojo B1 lygiu;
3.10. gebėti bendrauti ir bendradarbiauti, dalykiškai ir operatyviai aptarnauti vadovus, darbuotojus, lankytojus.
III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias pareigas:
4.1. tvarko Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus veiklos organizavimo klausimais (registruoja, spausdina nuorašus, perduoda vykdytojams);
4.2. sudaro bylas Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų veiklos organizavimo klausimais; jas tvarko teisės aktų nustatyta tvarka perduoda tolimesniam saugojimui;
4.3. registruoja sutartis bei susitarimus ir perduoda juos vykdytojams;
4.4. dirba su elektronine dokumentų valdymo sistema „Avilys“, komunikacijos platformomis „Microsoft Teams“ ir kitomis programomis;
4.5. tikrina, ar dokumentai tinkamai įforminti, registruoja ir paskirsto juos į bylas, išsiunčia adresatams; netinkamai įformintus dokumentus grąžina rengėjams;
4.6. rengia Savivaldybės administracijos direktoriaus darbotvarkes ir skelbia jas Savivaldybės interneto svetainėje;
4.7. rengia Savivaldybės administracijos direktoriaus pasitarimų, priėmimų ir kt. medžiagą, informuoja suinteresuotus asmenis;
4.8. protokoluoja Savivaldybės administracijos direktoriaus darbo susitikimus, prireikus Administracijos direktoriaus įsakymu sudarytų darbo grupių susitikimus;
4.9. rengia Savivaldybės administracijos direktoriaus ir su Skyriaus veikla susijusius raštų projektus;
4.10. bendradarbiauja su kitais Savivaldybės administracijos skyriais / padaliniais dėl nuoseklios komunikacijos;
4.11. dalyvauja formuojant įstaigos organizacinę kultūrą, organizuoja vidaus komunikacijos renginius, darbuotojų apklausas;
4.12. renka ir rengia informaciją aktualiais Savivaldybės administracijos veiklos klausimais, skelbia ją Savivaldybės interneto svetainėje;
4.13. dalyvauja rengiant Savivaldybę reprezentuojančią informacinę medžiagą, renkant atributiką, dovanas, suvenyrus bei kitas reprezentacines priemones;
4.14. dalyvauja savivaldybės organizuojamuose renginiuose, rengia medžiagą viešinti;
4.15. planuoja, organizuoja ir įgyvendina gyventojų įtraukimo į vietos savivaldos procesus priemones;
4.16. priima juridinių ir fizinių asmenų prašymus ir (ar) skundus;
4.17. teikia informaciją telefonu ar tiesiogiai besikreipiantiems interesantams (prireikus ir anglų k.), organizuoja jų priėmimą bei Savivaldybės administracijos direktoriui reikalingos informacijos rengimą;
4.18. sudaro ir suderina Savivaldybės administracijos direktoriaus kiekvienos darbo dienos svarbiausių darbų, pasitarimų ir kitų susitikimų grafikus, praneša dalyviams laiką ir vietą;
4.19. padeda priimti svečius Savivaldybėje, laikosi svečių priėmimo etiketo;
4.20. užtikrina informacijos ir dokumentų, kuriais disponuoja ir (ar) kurie yra darbo vietoje, saugumą;
4.21. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio su Skyriaus veikla susijusius pavedimus.