BIRŽŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS BENDROJO SKYRIAUS DOKUMENTŲ TVARKYTOJO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I SKYRIUS
PAREIGYBĖ
1. Biržų rajono savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus dokumentų tvarkytojas (toliau – darbuotojas) yra priskiriamas kvalifikuoto darbuotojo pareigybės grupei.
2. Pareigybės lygis – C.
II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI
3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
3.1. būti įgijęs vidurinį išsilavinimą;
3.2. turėti 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;
3.3. išmanyti Dokumentų rengimo bei Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
3.4. mokėti dirbti kompiuteriu („Microsoft Office“ programomis), naudotis kitomis technologijomis (faksu, dauginimo aparatais, vokų žymėjimo mašina ir kt.);
3.5. išmanyti Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos struktūrą ir kompetenciją, dokumentų judėjimo Savivaldybės administracijos padaliniuose tvarką;
3.6. taisyklingai vartoti valstybinę kalbą;
3.7. gebėti savarankiškai organizuoti ir planuoti savo darbą;
3.8. gebėti bendrauti ir bendradarbiauti, dalykiškai aptarnauti vadovus ir lankytojus.
III SKYRIUS
FUNKCIJOS
4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. tvarko korespondenciją, gautą iš Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės,ministerijų, agentūrų, žinybų, kitų įstaigų, organizacijų, užtikrina šių dokumentų saugumą;
4.2. priima ir atlieka pirminį gautų paštu, kitomis ryšio priemonėmis ar pristatytų dokumentų tvarkymą;
4.3. registruoja gautus dokumentus jų gavimo dieną registruose pagal Savivaldybės administracijos direktoriaus patvirtintą dokumentų registrų sąrašą;
4.4. paskirsto užregistruotus dokumentus ir gavimo dieną perduoda Savivaldybės merui, Savivaldybės administracijos direktoriui susipažinti ir įrašyti rezoliucijas;dokumentų valdymo sistema perduoda dokumentus vykdytojams;
4.5. kontroliuoja ir užtikrina, kad gauti dokumentai, su kuriais susipažino specialistai, būtų grąžinti į Bendrąjį skyrių, juos pagal dokumentacijos planą paskirsto į bylas;
4.6. pagal Kontrolės korteles kontroliuoja, ar darbuotojai laiku vykdo pavedimus;
4.7. registruoja elektroniniu paštu gautus dokumentus ir juos pagal kompetenciją perduoda darbuotojams;
4.8. įvykdžius dokumentų užduotis pagal dokumentacijos planą sudaro šiųdokumentų bylas;
4.9. tikrina, ar siunčiami dokumentai tinkamai įforminti, registruoja ir paskirsto juos į bylas, išsiunčia adresatams;
4.10. grąžina ne pagal dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus parengtus dokumentus rengėjams;
4.11. pagal dokumentacijos planą sudaro siunčiamos korespondencijos bylas;
4.12. skenuoja ir persiunčia gautus ir siunčiamus dokumentus nurodytiems adresatams;
4.13. registruoja darbų ir paslaugų sutartis bei susitarimus ir sutartis Savivaldybės veiklos klausimais, perduoda jas vykdytojams;
4.14. tvarko, registruoja juridinių asmenų prašymus ir skundus, kontroliuoja jų nagrinėjimo terminus ir atsakymų apie nagrinėjimo rezultatus pranešimą pareiškėjui;
4.15. praėjus vieneriems kalendoriniams metams nuo susirašinėjimo bylų užbaigimo, teisės aktų nustatyta tvarka atrenka iš jų nuolat saugomus dokumentus, sutvarko bylas ir perduoda jas Bendrojo skyriaus vyriausiajam specialistui;
4.16. dirba elektronine dokumentų valdymo sistema „Avilys“;
4.17. tvarko Ryšių reguliavimo tarnybos siunčiamus kontrolinius laiškus;
4.18. teikia informaciją Savivaldybės administracijos specialistams ir kitų institucijų atstovams, besikreipiantiems dėl dokumentų;
4.19. atlieka Bendrojo skyriaus sekretoriaus-raštvedžio, prireikus Bendrojo skyriaus referento funkcijas jų atostogų ar kitu neatvykimo į darbą atveju.