Teisės aktai numato, kad daugiabučių gyvenamųjų namų bendrijos privalo ne vėliau kaip per 5 mėnesius pasibaigus finansiniams metams sušaukti visuotinį susirinkimą. Dažai finansiniai metai sutampa su kalendoriniais, todėl susirinkimą reikia sušaukti iki gegužės mėnesio 31 dienos.
Pagal Daugiabučių gyvenamųjų namų ir kitos paskirties pastatų savininkų bendrijų įstatymo 11 straipsnį visuotinius susirinkimus šaukia bendrijos pirmininkas arba valdyba, kurie privalo ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki susirinkimo dienos pranešimą paskelbti bendrijos skelbimų lentoje, kartu paskelbti susirinkimo darbotvarkę. Labai svarbu, jog pranešimas būtų ne tik iškabinamas matomoje vietoje, tačiau ir papildomai išsiunčiamas bendrijos nariams. Dar daugiau, jei numatoma svarstyti klausimus, susijusius su pastato atnaujinimu, sutarčių su komunalinių paslaugų tiekėjais sudarymu, liečiančius visus patalpų savininkus, apie susirinkimą būtina raštu pranešti ir savininkams, kurie nėra bendrijos nariais. Pranešimai galėtų būti išsiųsti ir el. paštu.
Praktikoje dažnai pasitaiko atvejų, kuomet susirinkimo sušaukimo iniciatoriai nesilaiko keliamų reikalavimų terminams ir tvarkai. Bendrosios dalinės nuosavybės valdymas galimas, esant teisėtai bendrijos veiklai, kurią organizuoja ir vykdo bendrijos valdymo organai, kuriuos išrenkama bendrijos narių susirinkime.
Siekiant apsisaugoti nuo galimų pažeidimų, rekomenduojama susirinkimui ruoštis iš anksto: apsvarstyti tinkamiausias pirmininko, sekretoriaus kandidatūras, įtraukti visus aktualius klausimus į darbotvarkę, būti pasirengus slapto balsavimo biuletenį, nes nors vienam dalyviui paprašius ir pritarus daugiau kaip dešimtadaliui susirinkime dalyvaujančių bendrijos narių, balsavimas turi būti slaptas. Ne mažiau svarbu susirinkimo eigą teisingai fiksuoti protokole. Įstatymas numato, jog susirinkimo protokolas turi būti parengtas ir pasirašytas ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo susirinkimo dienos.
